ORGANISASI PROYEK

http://manajemenproyek.net/organisasi-proyek.html

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.

Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :

1.      Organisasi Proyek Fungsional

Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.

Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.

Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah.

2.      Organisasi Proyek Tim Khusus

Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim.

Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.

Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.

3.      Organisasi Proyek Matriks

Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.

Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.

Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.

4.      Organisasi Proyek Virtual

Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti.

Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.

Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.

 

http://kutukomputer.net23.net/?p=225

JENIS ORGANISASI PROYEK

organisasi proyek fungsional (OPF)

Lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi bagian atau tambahan kegiatan fungsional serta dipimpin oleh manajer lini yang telah ada.

Penggunaan OPF

Umumnya organisasi OPF dijumpai pada perusahaan atau instansi yang sejak awal telah memiliki organisasi fungsional untuk mengelola usahanya sehari-hari, kemudian harus menangani kegiatan baru yang berupa proyek.

Kelemahan OPF

Struktur OPF dianggap kurang efektif untuk menangani proyek yang berukuran besar, kompleks, dan multidisiplin yang memerlukan integrasi ketat antara pelaku dan komponen pekerjaan yang bersangkutan, baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

Organisasi Proyek Murni (OPMi)

• Proyek dikatakan "murni" karena statusnya mandiri.
  
• Artinya, proyek ini terpisah dan sejajar dengan divisi / departemen lain dalam perusahaan
  

Ciri organisasi proyek murni:

• Pimpro berfungsi seperti manajer lini yang lain
  
• Pimpro mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan proyek
  
• Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek, & khusus melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang & tanggung jawabnya dalam organisasi tersebut
  
• Hanya memerlukan sedikit dukungan dari dari unit fungsional
  

Kelemahan OPMi

• Terlalu mahal & tidak efisien untuk membagi & memecah penggunaan sumber daya
  
• Perusahaan membentuk satu departemen fungsional yang memiliki umur yang pendek, yaitu departemen proyek. Hal ini bertentangan dengan kaidah yang mendasari pembentukan suatu departemen fungsional.
  

 

 

http://erickchristiady.blog.binusian.org/2010/10/13/jenis-jenis-organisasi-proyek-dan-kelebihan-serta-kekurangannya/

JENIS-JNIS ORGANISASI PROYEK DAN KELEBIHAN SERTA KEKRANGANNYA.

Organisasi Fungsional

Yaitu proyek dimasukkan sebagai bagian dari divisi setiap fungsional dalam suatu perusahaan

David L Olson menulis "Organisasi fungsional bekerja baik pada lingkungan yang stabil"

Kelebihan :

-      adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan karyawan/staf

-      orang-orang dengan keahlian tertentu ditugaskan pada banyak proyek yang berbeda

-      orang-orang dengan keahlian berbeda dikelompokkan dalam satu grup untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis

-      divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari proyek

-      divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu

Kekurangannya :

-      klien tidak menjadi perhatian utama dari aktifitas yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam proyek

-      divisi fungsional cendrung berorientasi pada aktifitas yang sesuai dengan fungsinya

-      tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek

-      motivasi untuk orang yang ditugaskan ke proyek cendrung lemah

-      proyek yang kompleks secara teknis tidak dapat dikerjakan dengan baik tanpa totalitas

Organisasi Proyek Murni

Yaitu proyek yang terpisah dari organisasi induk dimana menjadi organisasi tersendiri dalam staff teknis tersendiri dan terhubung dengan organisasi induk hanya berupa laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.

Beberapa tipe organisasi proyek Murni:

-      Proyek Pusat (Project Center)

Proyek yang langsung berhubungan dengan Organisasi induk, mengambil sumber daya dan personil yang dibutuhkan.

-      Proyek Tunggal (Stand Alone Project)

Organisasi yang baru diciptakan untuk pembuatan suatu proyek, diambil dari beberapa divisi.

-      Proyek Perbagian (Partial Proyek)

Proyek yang dibuat untuk mengembangkan produk dari hasil proyek sebelumnya, manajer proyek bertanggung jawab atas pengawasan aktivitas yang dilakukan oleh divisi fungsional lainnya.

Kelebihan :

-      manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek

-      semua anggota tim proyek bertanggung jawab kepada manajer proyek

-      rantai komunikasi menjadi pendek, yaitu manajer proyek dengan eksekutif secara langsung

-      proyek yang sejenis yang berturut-turut bisa dilakukan oleh tim yang sama

-      pembuatan keputusan cepat karena kewenangan terpusat

-      adanya kesatuan komando karena bertanggung jawab kepada satu atasan

-      bentuk organisasi cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan

-      adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek

Kekurangannya :

-      bisa terjadi duplikasi usaha dan fasilitas jika terjadi banyak proyek

-      struktur ini sendiri menambah biaya yang cukup mahal untuk organisasi induk

-      ketidakkonsistenan prosedur sering terjadi

-      proyek yang sudah selesai menimbulkan masalah bagi tim proyeknya

-      penumpukan sumberdaya yang berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu dibutuhkan, tetapi biasa dipegang pada saat tidak dibutuhkan

Organisasi Matriks

Yaitu penggabungan kelebihan-kelebihan yang dipunyai organisasi fungsional dan proyek murni dengan menhindarkan kekurangan-kekurangan yang ada. Digunakan untuk menggambarkan organisasi yang membutuhkan penggunaan minimal pada tim proyek maupun kelompok produk, bisa membentuk pola organisasi.

Kelebihan :

-      proyek mendapatkan perhatian secukupnya

-      lebih mudah untuk mendapatkan orang potensial dari setiap fungsinya

-      tidak ada masalah tentang nasib bagi tim proyeknya jika suatu proyek sudah selesai

-      tanggapan keinginan klien bisa cepat diberikan

-      konsistensi terhadap kebijaksanaan atau prosedur dari perusahaan induk terjaga.

-      Distribusi sumberdaya lebih seimbang

-      mampu untuk mencapai tingkat organisasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan "ganda" lingkungan

-      dapat memanfaatkan kawyawan secara fleksibel

-      sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil

-      sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang

Kekurangannya :

-      manajemen matrik melanggar prinsip kesatuan komando

-      dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan manajer proyek sehingga bila terdapat keraguan siapa yang mesti kena beban, pekerjaan proyek bisa jadi terbengkalai

-      perpindahan sumberdaya membuat persaingan antar manajer proyek

-      menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.

-      Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan

-      hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.

http://m2101.wordpress.com/2010/12/27/jenis-jenis-organisasi-proyek/

JENIS – JENIS ORGANISASI PROYEK

Organisasi Fungsional

Proyek dimasukkan sebagai bagian dari divisi setiap fungsional dalam suatu perusahaan. David L Olson menulis "Organisasi fungsional bekerja baik pada lingkungan yang stabil"
o Kelebihan :
1. Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan karyawan/staf.
2. Orang-orang dengan keahlian tertentu ditugaskan pada banyak proyek yang berbeda.
3. Orang-orang dengan keahlian berbeda dikelompokkan dalam satu grup untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.
4. Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari proyek.
5. Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu
o Kekurangannya :
1. Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktifitas yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam proyek.
2. Divisi fungsional cendrung berorientasi pada aktifitas yang sesuai dengan fungsinya.
3. Tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek.
4. Motivasi untuk orang yang ditugaskan ke proyek cendrung lemah.
5. Proyek yang kompleks secara teknis tidak dapat dikerjakan dengan baik tanpa totalitas.
Organisasi Proyek Murni

Yaitu proyek yang terpisah dari organisasi induk dimana menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri dan terhubung dengan organisasi induk hanya berupa laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.
Beberapa tipe organisasi proyek Murni:
a. Proyek Pusat (Project Center)
Proyek yang langsung berhubungan dengan Organisasi induk, mengambil sumber daya dan personil yang dibutuhkan.
b. Proyek Tunggal (Stand Alone Project)
Organisasi yang baru diciptakan untuk pembuatan suatu proyek, diambil dari beberapa divisi.
c. Proyek Perbagian (Partial Proyek)
Proyek yang dibuat untuk mengembangkan produk dari hasil proyek sebelumnya, manajer proyek bertanggung jawab atas pengawasan aktivitas yang dilakukan oleh divisi fungsional lainnya.
Ciri organisasi proyek murni:
a. Pimpro berfungsi seperti manajer lini yang lain.
b. Pimpro mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan proyek.
c. Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek, & khusus melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang & tanggung jawabnya dalam organisasi tersebut.
d. Hanya memerlukan sedikit dukungan dari dari unit fungsional.

o Kelebihan :
1. Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
2. Semua anggota tim proyek bertanggung jawab kepada manajer proyek.
3. Rantai komunikasi menjadi pendek, yaitu manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
4. Proyek yang sejenis yang berturut-turut bisa dilakukan oleh tim yang sama.
5. Pembuatan keputusan cepat karena kewenangan terpusat.
6. Adanya kesatuan komando karena bertanggung jawab kepada satu atasan.
7. Bentuk organisasi cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.
8. Adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek.
o Kekurangannya :
1. Bisa terjadi duplikasi usaha dan fasilitas jika terjadi banyak proyek.
2. Struktur ini sendiri menambah biaya yang cukup mahal untuk organisasi induk.
3. Ketidakkonsistenan prosedur sering terjadi.
4. Proyek yang sudah selesai menimbulkan masalah bagi tim proyeknya.
5. Penumpukan sumberdaya yang berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu dibutuhkan, tetapi biasa dipegang pada saat tidak dibutuhkan.
6. Terlalu mahal & tidak efisien untuk membagi & memecah penggunaan sumber daya.
7. Perusahaan membentuk satu departemen fungsional yang memiliki umur yang pendek, yaitu departemen proyek. Hal ini bertentangan dengan kaidah yang mendasari pembentukan suatu departemen fungsional.

Organisasi Matriks

Yaitu penggabungan kelebihan-kelebihan yang dipunyai organisasi fungsional dan proyek murni dengan menhindarkan kekurangan-kekurangan yang ada. Digunakan untuk menggambarkan organisasi yang membutuhkan penggunaan minimal pada tim proyek maupun kelompok produk, bisa membentuk pola organisasi.
o Kelebihan :
1. Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
2. Lebih mudah untuk mendapatkan orang potensial dari setiap fungsinya.
3. Tidak ada masalah tentang nasib bagi tim proyeknya jika suatu proyek sudah selesai.
4. Tanggapan keinginan klien bisa cepat diberikan.
5. Konsistensi terhadap kebijaksanaan atau prosedur dari perusahaan induk terjaga.
6. Distribusi sumberdaya lebih seimbang.
7. Mampu untuk mencapai tingkat organisasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan "ganda" lingkungan.
8. Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
9. Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
10. Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
o Kekurangannya :
1. manajemen matrik melanggar prinsip kesatuan komando
2. dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan manajer proyek sehingga bila terdapat keraguan siapa yang mesti kena beban, pekerjaan proyek bisa jadi terbengkalai
3. perpindahan sumberdaya membuat persaingan antar manajer proyek
4. menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
5. Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan
6. hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.